Devenir un agent

À la SAQ, un agent est une personne ou une entreprise dûment autorisée par un fournisseur à le représenter sur le marché québécois et chargée d'effectuer, entre autres, les diverses activités d'ordre promotionnel en relation avec les produits de ses fournisseurs.

Conditions obligatoires pour être reconnu comme agent 

•  Avoir obligatoirement une adresse d’affaires au Québec
  • Il s’agit d’une adresse physique et non d’une boîte postale;
• Être immatriculé au Registraire des entreprises du gouvernement du Québec,  avec les mentions ci-dessous :
  • Mandat : domaine de la promotion de la vente de boissons alcooliques;
  • Code : 9999 - autres industries;
  • Précision : Agence de représentation de boissons alcooliques.
• Détenir des numéros de taxe valides sur les produits et services fédéraux (TPS) et sur la taxe de vente (TVQ) du Québec.

Notes : 

• Pour le réseau des succursales, les formulaires  « Coordonnées – Nouvel agent » et Formulaire de coordonnées bancaires – Création nouvel agent » vous seront demandés lorsqu’un premier produit sera sélectionné pour commercialisation.
• Pour l’importation privée, voir ci-dessous.

Conditions supplémentaires pour l’importation privée

Un agent peut demander à la SAQ d’importer un produit pourvu qu’il soit entreposé à la SAQ et vendu par la SAQ à des acheteurs qui seront sollicités par l’agent. En faisant une demande d’importation privée à la SAQ, l’agent se porte garant de l’écoulement du produit commandé auprès de la clientèle.

En plus des conditions obligatoires mentionnées ci-dessus, l’agent doit : 

• Effectuer une demande auprès du Service d’assistance aux relations d’affaires et transmettre ses coordonnées complètes.
•  Assister à une rencontre d’introduction des nouveaux agents en importation privée.
• Se conformer aux exigences de la Politique d’importations privées – Version Agents et ses modalités d’application,
• Suivre la formation pour devenir un agent : 
  • vous recevrez une invitation de l’équipe responsable des nouveaux agents.
• Fournir tous les documents qui lui seront demandés :
  o    Le formulaire Nouvel Agent;
  o    Le Formulaire de coordonnées bancaires – Création nouveau fournisseur/agent 
  o    Un plan d’affaires indiquant le chiffre d’affaires estimé pour chacune des trois premières années d’opération
  o    Une garantie financière valide pour un an, recouvrable à chaque année
  • • La garantie financière peut être augmentée et ou diminuée sur demande.
    • En aucun temps, augmenter ce montant n’affecte la capacité d’achat, qui est calculée selon les ventes des 13 dernières périodes.
      (liste non exhaustive)
• S’assurer qu’un nouveau fournisseur complète et expédie le formulaire Instructions pour les fournisseurs qui transigent pour la première fois à la SAQ.

Lorsque toutes les conditions sont remplies et que la capacité d’achat (nombre de caisse limite à commander) a été ajoutée, vous pouvez soumettre une demande d’importations privées (DI)

Pour plus d’information, consulter le Guide agents en importations privées

Autres conditions

L’agent doit : 

• Obtenir sa rémunération par le fournisseur, puisque c’est ce dernier qui a engagé l’agent pour le représenter;
• Signer l’autorisation administrative de la SAQ si l’agent désire être rémunéré pour ses services auprès de la clientèle SAQ. Il doit exiger sa rémunération du client. La valeur de la rémunération est celle convenue avec le client et n’est donc plus limitée par les conditions de l’autorisation administrative. Seul l’agent détenteur de cette autorisation de la SAQ peut réaliser ces activités et percevoir une rémunération.
  • • Remboursement des frais de représentation Boutique IP en ligne :
      • Le remboursement des frais de représentation est effectué à la fin de la première semaine de la période suivant la prise de possession de la commande par le client.
      • L’agent ne sera pas rémunéré si :
        • Une commande est brisée en succursale;
        • Une commande est refusée ou non réclamée;
        • À la suite d’un retour, un produit est vendu en succursale.
      • L’agent recevra le détail des frais remboursés (code de produit, nombre de bouteilles et total en $).

Accès SAQ-B2B

•    Créer un compte dans le portail SAQ-B2B.COM, avec la section « S’abonner » :

•    S’assurer que le fournisseur a créé la règle de délégation à votre nom, tel qu’expliqué dans le document Gestion de la règle de délégation.

Soumettre une offre de produit

• Pour le réseau des succursales, consulter le plan d’assortiment pour vous assurer que le produit que vous soumettez correspond aux besoins énoncés par la SAQ.
• Pour les importations privées, voir « Conditions supplémentaires pour les importations privées »

En résumé : 

• • Accéder à votre compte SAQ-B2B
  • Sélectionner la section « Mes produits »;
  • Cliquer sur le bouton « Accéder » du module « Catalogue d’offres et demandes d’importations privées »;

• • Dans le menu déroulant « Nouvelle offre », sélectionner le type d’offre à créer;

• • • Compléter l’offre et soumettre.

Note : pour être en mesure de créer des demandes d’importations privées (DI ou RP), voir Conditions supplémentaires pour les importations privées ci-dessus.

Lorsqu’un premier produit est sélectionné pour commercialisation dans le réseau des succursales :

• • • Signer l’autorisation administrative de la SAQ qui vous permet uniquement de solliciter et de recevoir des commandes de clients, d’acheter pour leur compte et de leur livrer ou de leur faire livrer les produits qui auront été commandés de la SAQ;

Promotion des produits – réseau des succursales

Dans le cadre des produits commercialisés dans le réseau des succursales

• • L’agent devra obtenir un accès au site PromoPunch, afin de lui permettre d’acheter des promotions pour les produits qu’il représente. (Référence : Accès à PromoPunch pour un agent)
  • Si le fournisseur désire que l’agent inscrive un produit le cadre d’un programme promotionnel et que la facturation lui soit expédiée, le fournisseur devra compléter le Procuration pour l’achat de promotions par un agent en ligne et l’expédier via Contactez-nous comme suit :

• • Si la facturation est expédiée à l’agent, cette procuration n’est pas requise.

Activités non autorisées pour un agent

En tout temps, l’agent ne peut pas :

• • Transmettre les coordonnées bancaires d’un fournisseur;
  • Recevoir les détails de paiement d’une facture d’un fournisseur;
  • Recevoir le paiement d’une commande d’un fournisseur; 
  • Confirmer une commande d’importation privée au nom d’un fournisseur.
  • Effectuer la vente de produit;
  • Entreposer des produits dans ses établissements ou ailleurs.

Changement d’agent

Un fournisseur peut changer d’agent lorsqu’il le désire et doit en aviser SAQ le plus rapidement possible après sa décision.

Dès que la règle de délégation est retirée à l’agent précédent et qu’il n’est plus relié au fournisseur, il ne pourra plus :

• • Accéder au compte du fournisseur.
  • Présenter ou modifier une offre de produit dans le cadre du processus de sélection ou une offre de reconduction.
  • Soumettre une demande de changement de prix.
  • Confirmer, modifier et/ou refuser une commande pour les produits destinés au réseau de la SAQ. 
  • Déposer des demandes d'importation privée ou des reconductions d'importation privée, même s'il en était autorisé par la SAQ.
  • Effectuer des suivis de commandes émises lorsqu’il était l’agent.
  • Obtenir des informations précédant la fin de sa relation.